انتخاب سامانه حضور و غیاب

سامانه کنترل حضور و غیاب یا کارت ساعت زنی، بعنوان یکی از الزامات سیستم مدیریت نیروی انسانی و جزء لاینفک سازمانها و محل های کسب و کار می باشد. در صورت پیاده سازی و استقرار این سامانه، منطبق بر نیازهای سازمان، ضمن ایجاد زیر ساخت جمع آوری اطلاعات ورود و خروج کارکنان و کاهش استرس آنها در ثبت و ضبط ورود و خروج به سازمان اطمینان از اثر بخشی سیستم را ایجاد می نماید. با بکار گیری این سامانه علاوه بر ایجاد نظم و استاندارد در ورود و خروج و تردد کارکنان، اطلاعات مورد نیاز برای انجام محاسبات حقوق کارکنان به زیر سیستم های نیروی انسانی فراهم می گردد. در صورت طراحی درست سامانه، در شرکت های بزرگ می توان کنترل تردد از مبادی و درب های مختلف را مدیریت کرد. در این سامانه امکان انجام تنظیمات مورد نظر مسئولین اداری براحتی و از طریق سیستم مرکزی نیروی انسانی وجود خواهد داشت.
سامانه کنترل ورود وخروج می تواند بصورت تک منظوره و فقط برای مدیریت و چمع آوری و ثبت و ارسال اطلاعات ورود و خروج کارکنان به محل کار و یا بصورت ترکیبی در کنار سیستم های کنترل تردد کارکنان به نواحی و سایت ها و دفاتر شرکت ایجاد شود. بدیهی است در حالت دوم علاوه بر تجهیزات سخت افزاری و فرآیندهای مرتیط با کنترل ورود و خروج، لازم است از گیت ها و راه بندهای ویژه‌ای برای مجاز کردن و یا جلوگیری از ورود به یک منطقه استفاده شود.
تجهیزات کنترل حضور و غیاب از یکی از سه فن‌آوری زیر برای شناسایی ورود و خروج استفاده می کنند:

فن آوری کارت‌های شناسایی
در این سیستم ها از کارت های شناسایی با فن آوری بارکد، نوار مغناطیسی و یا RFID استفاده می شود. فن‌آوری‌های بارکد و مغناطیسی جزو فن‌آوری های قدیمی محسوب می‌گردند و اخیرا اکثر تجهیزات مبتنی بر کارت از فن اوری RFID استفاده می‌کنند. از محاسن این دستگاه‌ها می توان، قیمت پایین دستگاه و سرعت مناسب آنها در ثبت حضور و غیاب کارکنان را برشمرد. در این فن آوری در صورت استفاده غیر مجاز از کارت شناسایی در ثبت ورود و خروج، قابل تشخیص نمی‌باشد و معمولا شرکت‌هایی که از این فن آوری استفاده می‌کنند برای جلوگیری از تقلب در ثبت کارت از نظارت فیزیکی و کنترل‌های تصادفی استفاده می‌کنند. در برخی از حالات برای ایجاد فضای روانی در جلوگیری از تقلب، با نصب مانیتورهایی در بالای مسیرهای عبور پرسنل، بلافاصله پس از ثبت کارت، عکس صاجب کارت نیز نمایش داده می‌شود تا با نظارت نیروهای انتظامات موارد تخلف احتمالی شناسایی گردد. بدون شک پیاده سازی این امکان بر نیاز به سخت افزار و شبکه مناسب، نیازمند طراحی دقیق و استفاده از الگوریت‌های سریع در برنامه نویسی سامانه دارد. علاوه بر این برخی از این سامانه ها از سریال کارت که یک بخش فقط خواندنی کارت بوده برای شناسایی اشخاص استفاده میکنند. برخی دیگر از سامانه ها نیز از اطلاعات ذخیره شده در حافظه کارت که فقط از طریق کلیدهای امنیتی قابل دسترس هستند استفاده می کنند.
در صورت استفاده از فن آوری RFID ، انواع کارت‌های شناسایی RFID Mifare و RFID Mifare Desfire مورد استفاده قرار می گیرند. کارت‌های Mifare Desfire از امنیت بالاتری برخوردار می‌باشند.

فن آوری اثر انگشت
در این فن آوری از الگوی اثر انگشت کارکنان در شناسایی آنها استفاده می‌شود. برای این منظور با استفاده از تجهیز خاصی اثر انگشت کارکنان ذخیره می شود و با قرار دادن انگشت سبابه در محل شناسایی و با مقایسه اطلاعات خوانده شده با الگوی داخلی سیستم عکس العمل مناسب را انجام می‌دهد. از محاسن بکار گیری این فن‌آوری جلوگیری از سوء استفاده احتمالی کارکنان می‌باشد ولی از معایب آن کندی عکس العمل دستگاه و ناکارمدی عملکرد دستگاه در محیط‌های صنعتی که بدلیل نوع کار، اثر انگشت کارکنان مخدوش شده است و مشکلات بهداشتی را می‌توان بر شمرد.

فن آوری تشخیص چهره
فن آوری این گونه دستگاهها همانند اثر انگشت است اما بجای شناسایی اثر انگشت از مقایسه الگوی صورت ذخیره شده کارکنان با الگوی برداشتی از طریق دوربین جلوی دستگاه ، تشخیص لازم را صورت می‌پذیرد. این مدل دستگا‌ه‌ها محاسن استفاده از اثر انگشت را دارد و مشکل احتمال آسیب دیدن اثر انگشت را نیز حل کرده و همچنین احتمال انتقال بیماری و ویروس را نیز به دلیل عدم تماس کارکنان با دستگاه کم می‌کند. از معایب دستگاههای تشخیص چهره، داشتن حافظه کمتر این دستگاه‌ها نسبت به کارت و اثر انگشت و اختلال در شناسایی در صورت تابش نور مستقیم به دوربین دستگاه را می توان نام برد.

غالب دستگاههای حضور و غیاب قابلیت بکارگیری در هر دو حالت آفلاین و آنلاین را دارا می‌باشند. بکارگیری دستگاه در هر یک از این دو حالت مزایای خاصی دارد. روش آنلاین نیازمند شبکه دسترسی مناسب می‌باشد. در این روش اطلاعات کارت‌های زده شده بلادرنگ در اختیار نرم‌افزارهای بالادستی قرار می‌گیرد. در روش آفلاین این اطلاعات در حافظه تجهیز ذخیره شده و براساس برنامه منظمی که از طرف سیستم های بالا دستی تنظیم می‌گردد، حافظه دستگاه خوانده می شود.
امروزه شرکت‌های تولید کننده داخلی و خارجی متعددی در حال تولید دستگاهها بر اساس فن‌آوری های متنوع می‌باشند. در حال حاضر نمونه تجهیزات خارجی که در کشور ایران استفاده می‌شوند بیشتر از مجضولات شرکت‌های Virdi و Suprem می‌باشند. شرکت‌هایی از جمله دنیای پردازش ، علم و صنعت ، پردازش تردد ، جهانگستر، جزو شرکت‌های داخلی تولید کننده دستگاه های حضور و غیاب می‌باشند. عملکرد کلی تمامی این تجهیزات تقریباً به یک شکل بوده و آنچه آنها را از یکدیگر متمایز می‌نماید سرعت عملکرد و میزان از دست دادن اطلاعات می‌باشد.
همچنین در کنار سخت‌افزار ، یک نرم‌افزار مناسب برای مدیریت فرآیندهای مرتبط با صدور کارت ، تحویل کارت، بارگزاری اطلاعات بر روی تجهیزات و جمع‌آوری اطلاعات و هچنین یکپارچگی این نرم‌افزار با سامانه‌های اصلی سازمان مانند ERP و یا MIS نقش کلیدی در عملکرد این سامانه ایفا می‌کند. با توجه به تغییرات مداوم سازمانی و جابجایی اشخاص در پست‌های مختلف ، وجود یک نرم‌افزار منسجم و یکپارچه در این زمینه به میزان زیادی اشتباهات اپراتوری در اجرای فرآیند‌های مرتبط با صدور کارت را کاهش خواهد داد.